Därför går det inte att knacka på hos regionen
Fyra nyckelpersoner från Region Värmland ställde upp i vårt andra Ask Me Anything och lät startups fråga vad de ville om hur regionen köper nya lösningar. Ett besked var särskilt tydligt: det går inte att knacka på. Personalen får inte ta emot säljbesök. Det är lagen som säger så.
Syftet med eventet var att sänka tröskeln mellan innovativa bolag och offentliga köpare. Det arrangerades inom Health Data Sweden, ett nationellt nätverk med 19 partners som stöttar innovativa bolag och offentlig sektor med fokus på hälsodata. Först samtalade panelen och sedan fick startups presentera sig och ställa egna frågor.
I panelen satt Mari Banck (innovationsstödjare och ansvarig för Innovationsslussen Vivan), Jessica Clarenbach (senior upphandlare), Ida Lundblad (avdelningschef för Hållbar utveckling) och Thomas Miliander (enhetschef och kundansvarig för hälso- och sjukvård vid Region-IT). Tetiana Siianko Eriksson från DigitalWell Ventures modererade.
Vägen in i en region är svår, men det finns skäl till det. Här är det vi tycker att varje grundare som vill sälja till vården borde ta med sig.
Vägen in går via någon annan
Jessica Clarenbach förklarade varför dörren är stängd.
– Du kan inte gå och knacka på en verksamhetsdörr och säga: "Hej, jag vill sälja mina saker." För det är inte tillåtet för regionens personal att ta emot er.
Regionen vill ha dialog med bolag, men den måste ske strukturerat. I Värmland går vägen in via Innovationsslussen Vivan, DigitalWell Ventures, DigitalWell Arena eller Almi. Vivan är regionens egen funktion för tidiga idéer och innovationer.
Mari Banck beskrev vad som fungerar: en kort presentation av lösningen och vad den kan lösa, med namn och kontaktuppgifter. Utifrån den avgör regionen vem som ska ta kontakten. Hennes råd är att börja i liten skala, gärna på en enda avdelning. Utgå inte från att regionen måste köpa din lösning bara för att du har hört av dig.
Behoven går att hitta
Den som vill veta vad regionen behöver kan börja på egen hand. Jessica Clarenbach tipsade om e-Avrop, en öppen avtalsdatabas där vem som helst kan skapa ett kostnadsfritt konto. Där syns vilka avtal regioner och kommuner har och när de löper ut. Region Värmlands avtal är indelade i tio kategorier. IT och kommunikation är kategori tre.
Alla avtal som löper ut förnyas inte. Men för den som är nyfiken på ett visst område är det ett bra ställe att börja. Region Värmland tar också fram en plan varje år som visar vilka områden regionen satsar på.
Visa effekten, inte besparingen
– Man måste skapa värde utan att belasta, sa Mari Banck.
Hon avråder från att leda med hur mycket regionen kan spara. Under frågestunden blev en grundare som arbetar med stöd för barn med NPF förvånad. Många startups har ju besparingen som sitt säljargument. Hur ska man formulera sig i stället?
Mari Banck svarade att man ska beskriva hur arbetet går till i dag och hur det ser ut med lösningen på plats. Skillnaden mellan de två är effekten.
– Oftast går det hem mer för cheferna att man kan se det än att man presenterar i rena pengar. Det blir ju pengar till slut.
Ida Lundblad lade till att värdet ska beskrivas för varje användargrupp. I det här fallet handlar det om barnen, föräldrarna och lärarna. Det är inte fel att nämna pengar, menade hon. Men det räcker inte.
En pilot är också ett avtal
Även en pilot som kostar noll kronor måste avtalas. Jessica Clarenbach räknade upp vad avtalet reglerar: vem som gör vad, var ansvaret börjar och slutar, tid, omfattning och pengar. Det ska också framgå vilken data som hanteras och varför.
Den som vill vidare till fler regioner bör göra en pilot per region, enligt henne.
– Det finns ingen region som är den andra lik. Det finns inga system som är den andra lik.
Thomas Miliander förklarade att ett pilotavtal har tydliga gränser. Det kan till exempel gälla två verksamheter och upp till hundra användare. När piloten är slut är den slut. Bolaget kan sedan lämna anbud i nästa upphandling.
Vad som ska mätas finns det ingen färdig mall för, sa Jessica Clarenbach. Behovet måste beskrivas och följas upp varje gång.
Samma säkerhetskrav från första dagen
En annan grundare frågade om kraven på datasäkerhet är lägre i en pilot än i en upphandling. Nej, svarade Thomas Miliander. Det är samma krav. GDPR gäller och AI-förordningen gäller där den är tillämplig.
Hans råd är att undvika amerikanska molntjänster och välja europeisk eller helst svensk lagring. Det räcker inte att data lagras i Sverige. Den får inte heller behandlas utanför EU.
Jessica Clarenbach har sagt nej till leverantörer som erbjudit regionen gratis tester men inte velat uppfylla kraven på IT-säkerhet.
Säkerhet är inte det enda som granskas. Region Värmland har anställda som granskar krav på social hållbarhet, säkerhet och beredskap samt tillgänglighet. Det handlar om skattemedel, påminde Ida Lundblad.
Det svåraste kommer efter upphandlingen
Mari Banck beskrev implementeringen som det som kan vara svårast. Det är då verksamheten ska ändra sitt arbetssätt.
Thomas Miliander gav ett exempel. Under pandemin ökade videobesöken kraftigt. Sedan minskade de igen, trots flera år av videobesök. Att införa nya arbetssätt tar oftast flera år, sa han.
Ida Lundblad rekommenderar att involvera medarbetare och andra användare så tidigt som möjligt. Den som har varit med i tester och dialoger ser värdet redan från början. Thomas Miliander varnade för att komma med en lösning som redan är färdig.
– Det kan visa sig att det kräver mycket bearbetning när den väl möter verkligheten.
Jessica Clarenbach ser upphandlingen som en del av förändringen. Hur regionen ska utbilda, informera och förvalta ska vara klart redan när underlaget annonseras.
– Upphandlingen är starten på förändring och utveckling. Om man inte tar chansen att förändras och utvecklas är man fast i det gamla, så länge avtal finns.
Hon talar av erfarenhet. År 2018 upphandlade Region Värmland Skype-tolk. Enligt Jessica Clarenbach fanns det då bara en leverantör i Sverige som klarade det. Verksamheten tyckte att hon var helt dum i huvudet, berättade hon. I dag är det vardag.
Man blir inte klar
Ida Lundblad sa att regionen själv har en bit kvar när det gäller förändringsarbete.
– Vi är ju inte framme. Det är därför det är kul att jobba i Region Värmland. Man blir inte klar.